Организация не является налоговым агентом по ндфл. Минфин россии пояснил, кто является налоговым агентом по ндфл, если организация заключила агентский договор с физлицом

Организации, которые производят выплаты физическим лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам, являются налоговыми агентами по НДФЛ. Они обязаны исчислить, удержать и уплатить налог в бюджет, а также отчитаться в налоговую инспекцию. Вопросам, связанным с составлением и представлением отчетности по НДФЛ, посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса

07.04.2017

В каких документах налоговым агентам следует вести учет выплаченных физлицам доходов, а также исчисленных и удержанных сумм НДФЛ?

Налоговый учет в течение налогового периода (календарного года (ст. 216 НК РФ)) ведется в соответствующем регистре, который составляется в отношении каждого физлица.

Данный документ должен позволять идентифицировать физлицо-налогоплательщика, вид выплаченных ему доходов и предоставленных налоговых вычетов, суммы дохода, даты их выплаты, налоговый статус физлица, даты удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, а также реквизиты платежного документа.

Налоговый агент самостоятельно разрабатывает и утверждает приказом форму регистра и порядок отражения в нем аналитических данных и данных первичных учетных документов. На практике эта форма включается в состав приложений к учетной политике для целей налогообложения.

На основе данных регистра заполняются справка 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@) и расчет по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

Какие санкции предусматривает законодательство за отсутствие регистров?

В силу статьи 120 Налогового кодекса отсутствие регистров признается грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Оно влечет наказание в виде штрафа в размере от 10 000 рублей.

Эта же статья признает нарушением систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах хозяйственных операций.

При этом ошибочное отражение даты фактического получения физлицом дохода в виде оплаты труда как даты его выплаты не является основанием для привлечения к ответственности по статье 120 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 18.04.2014 № 03-04-06/17867).

Входят ли регистры в список отчетности по НДФЛ, которую организация представляет в налоговую инспекцию?

Собственно регистры в список представляемой налоговым агентом отчетности не входят. Однако инспекторы при необходимости могут их запросить (ст. 93 НК РФ).

Согласно Налоговому кодексу организация представляет в инспекцию по месту своего учета документы, содержащие сведения за истекший налоговый период о доходах физлиц и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ) (форму 2-НДФЛ по каждому физлицу).

Коды видов доходов и вычетов для заполнения формы 2-НДФЛ (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), а также порядок ее представления (приказ ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@) установлены ФНС России в отдельных приказах.

Отмечу, что с 2017 года некоторые коды доходов и вычетов исключены и введены новые (приказ ФНС России от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@). При этом на сайте ФНС России размещена информация о применении новых кодов и при заполнении отчетности за 2016 год (https://www.nalog.ru/rn77/news/tax_doc_news/6358196/).

Срок представления формы 2-НДФЛ - ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим (п. 2 ст. 230 НК РФ). Когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, то окончанием срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В 2016 году появилась новая форма отчетности - "Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом" (форма 6-НДФЛ) (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

По ней обязаны отчитываться все налоговые агенты, в том числе лица, признаваемые налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами (ст. 226.1, пп. 2, 4 ст. 230 НК РФ).

Расчет содержит обобщенную информацию в целом по всем физическим лицам (п. 1 ст. 80 НК РФ), без конкретных персональных данных.

Его заполняют нарастающим итогом на отчетные даты: 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря и представляют в налоговую инспекцию не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим отчетным периодом. За налоговый период расчет сдают не позднее 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отмечу, если операция по выплате дохода начата в одном отчетном периоде, а завершается в другом, то она отражается налоговым агентом в расчете 6-НДФЛ того периода, в котором завершена (письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).

Даже если организация не производила выплат физическому лицу, рекомендую представлять "нулевой" расчет по форме 6-НДФЛ несмотря на наличие разъяснений ФНС России с иной позицией (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Каким образом проверяют отчетность налогового агента?

Правоприменительная практика исходит из того, что справки 2-НДФЛ декларацией (расчетом) не являются и камеральной проверке не подлежат (письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Форма 6-НДФЛ проходит камеральную проверку (ст. 80, 88 НК РФ). При этом инспекторы хотя и не могут истребовать документы (п. 7 ст. 88 НК РФ), но, в частности, они вправе запросить пояснения в случаях выявления ошибок, противоречий между представленными сведениями и сведениями, имеющимися у них. Компания должна в течение пяти рабочих дней предоставить необходимые пояснения или внести исправления.

Основная масса требований о даче пояснений по расчету 6-НДФЛ ожидается по итогам налогового периода - после представления справок по форме 2-НДФЛ, в которых содержится детальная информация о каждом физлице - получателе дохода.

При обнаружении правонарушений по итогам камеральной проверки составляется акт (п. 1 ст. 100 НК РФ).

Напомню, что просрочка перечисления НДФЛ приводит не только к начислению пеней, но и к взысканию с налогового агента штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению (ст. 123 НК РФ). Взыскание применяется к каждому факту неудержания, в том числе допущенного до истечения налогового периода.

Нужно ли организации представлять в инспекцию сведения о доходах, выплаченных индивидуальному предпринимателю в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности?

Нет, не нужно. Организация не признается налоговым агентом в отношении таких выплат (подп. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ).

"Предпринимательский" статус дохода подтверждает гражданско-правовой договор, в который включены реквизиты свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве ИП, или наличие копии свидетельства о такой регистрации (письмо Минфина России от 21.03.2011 № 03-04-06/3-52).

В каких случаях сведения по форме 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ могут быть представлены в инспекцию на бумажном носителе?

Форму 2-НДФЛ организация представляет на бумажном носителе (лично, через представителя либо почтовым отправлением с описью вложения), когда численность физических лиц, получивших от нее в налоговом периоде доходы, подлежащие обложению НДФЛ, составляет 24 человека и менее (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Для целей представления расчета 6-НДФЛ указанная выше численность проверяется за квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Если данное требование не выполняется, то форма 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ представляются в электронной форме исключительно по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС).

Вместе с тем несоблюдение способа представления не означает, что обязанность налогового агента подать отчетность не была исполнена.

Так, инспекция не вправе отказать в приеме 6-НДФЛ на бумажном носителе организации, у которой налогооблагаемые доходы получили более 24 человек. Однако с нее будет взыскан штраф в размере 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ) за несоблюдение порядка представления расчета.

Свидетельствует ли успешная отправка отчетности (лично или через представителя, почтовым отправлением, по ТКС) о ее приеме инспекцией?

Для каждого из перечисленных способов определена своя дата, фиксирующая момент представления.

При этом представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль (пп. 11, 17, 30 Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утв. приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

В зависимости от причин, вызвавших непрохождение контроля, решается вопрос о привлечении налогового агента к ответственности.

Если отчетность представляется не лично или по почте, а по ТКС, целесообразно отправлять ее заранее.

В течение 10 рабочих дней с даты отправки инспекция должна направить налоговому агенту в электронной форме за соответствующий год реестр сведений о доходах физических лиц и протокол приема сведений о доходах физических лиц, в которых могут содержаться сведения об ошибках. Запас времени позволит организации при необходимости уточнить отчетность.

Для уточнения в инспекцию следует подать только те сведения, которые скорректированы. Так, если при отправке по ТКС в протоколе приема выявлены сведения, содержащие ошибки, то повторно направляют только скорректированные (исправленные) сведения. Повторно весь файл не представляют.

Как должны представлять отчетность организации, в состав которых входят обособленные подразделения?

Налоговый кодекс предписывает сдавать отчетность в инспекции как по месту нахождения самой организации, так и по месту нахождения ее обособленных подразделений (в отношении работников обособленного подразделения, а также физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, заключенным с организацией в лице обособленного подразделения) (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отчетность формируется отдельно по каждому обособленному подразделению независимо от того, что организация может состоять на учете по месту нахождения обособленных подразделений в одной инспекции.

Представление отчетности в соответствующие налоговые органы может производиться как головной организацией, так и непосредственно обособленными подразделениями.

Для целей представления сведений наличие или отсутствие у обособленного подразделения отдельного баланса, расчетного счета значения не имеет. Также не имеет значения место жительства физлица.

Возможна ситуация, когда физлицо в течение налогового периода или даже в течение месяца налогового периода работало и в обособленном подразделении, и в головной организации. В таком случае уплату НДФЛ и представление сведений производят с учетом дохода, начисленного пропорционально отработанному времени в каждом из мест (письмо Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55).

Как отчитываться при закрытии обособленного подразделения?

Налоговый кодекс не регулирует данную ситуацию. Рекомендую в течение налогового периода до момента снятия с учета представить отчетность в инспекцию по месту нахождения закрываемого обособленного подразделения за период с начала календарного года по день закрытия. Повторного направления отчетности по окончании календарного года не требуется.

Расскажите об особенностях представления налоговым агентом сведений о доходах физлиц от операций с ценными бумагами.

Брокеры, депозитарии, доверительные управляющие (ст. 226.1 НК РФ) при осуществлении операций с ценными бумагами, с финансовыми инструментами срочных сделок, выплат по ценным бумагам российских эмитентов (купоны, дивиденды по акциям) представляют сведения о полученных физлицами доходах в приложении № 2 к декларации по налогу на прибыль организаций ("Сведения о доходах физического лица, выплаченных ему налоговым агентом, от операций с ценными бумагами, операций с производными финансовыми инструментами, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов" (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@)). Документ сдают только за налоговый период (за 2016 г. - не позднее 28.03.2017). Форма 2-НДФЛ по таким доходам не представляется.

При этом налоговый агент составляет отдельные справки не только в отношении каждого физического лица, но и отдельно по каждому виду дохода, который облагается по разным ставкам.

Обратите внимание, несмотря на то, что сведения подают по форме, являющейся приложением к налоговой декларации, ответственность, связанная с их непредставлением, наступает на основании статьи 126 Налогового кодекса, посвященной документу. Штраф составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Сведения о выплаченных дивидендах, не относящихся к дивидендам по акциям российских организаций, представляют по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ; письмо Минфина России от 29.01.2015 № 03-04-07/3263).

Предположим, налоговый агент не смог полностью удержать сумму НДФЛ за налоговый период. Какие сведения он обязан предоставить в этом случае?

О невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент письменно сообщает физлицу и в инспекцию по месту своего учета не позднее 1 марта года, следующего за налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Согласно разъяснениям Минфина России (письмо Минфина России от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363) сообщение о невозможности удержать налог не освобождает налогового агента от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России (письмо ФНС России от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).

Поскольку согласно действующей редакции Налогового кодекса речь идет об исполнении двух обязанностей - сообщить о невозможности удержания и сообщить о доходах физического лица, целесообразно дважды направить в инспекцию соответствующие справки по форме 2-НДФЛ (например, представить справку за 2016 г. с признаком "2" - не позднее 01.03.2017 и справку за 2016 г. с признаком "1" - не позднее 03.04.2017).

В справке с признаком "1" указывают суммы, включающие доходы и исчисленную сумму налога, а также неудержанные суммы налога, которые ранее были отражены в справке с признаком "2" (письмо Минфина России от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290).

Отмечу, что ответственности за непредставление справки (ст. 126 НК РФ) можно избежать, если справка с признаком "2" содержала все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке с признаком "1" (пост. ФАС УО от 24.09.2013 № Ф09-9209/13).

Налоговый агент не удерживает сумму отраженной в справке задолженности из доходов физлица, выплачиваемых ему впоследствии.

Что касается рассмотренных в предыдущем вопросе сведений о доходах физлиц от операций с ценными бумагами, то есть некоторые особенности направления сведений, если удержание НДФЛ оказалось невозможным.

Налоговый агент о невозможности удержания НДФЛ по итогам налогового периода обязан не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить в инспекцию (п. 14 ст. 226.1 НК РФ). При этом форма сообщения может быть произвольной.

В каком случае налоговый агент обязан предоставить физлицу справку о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ?

В случае предоставления физлицом соответствующего заявления налоговый агент обязан выдать справку 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ; письмо Минфина России от 01.12.2014 № 03-04-06/61255). При этом Налоговый кодекс не устанавливает сроки выдачи такой справки, а также ответственность за ее невыдачу (несвоевременную выдачу).

Однако согласно Трудовому кодексу работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). К таким документам могут быть отнесены и справки 2-НДФЛ.

Кроме того, Закон о персональных данных (ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ) предписывает оператору, которым является и работодатель, организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных, в срок, не превышающий 30 календарных дней с момента обращения работника либо его представителя, дать им возможность ознакомиться с персональными данными.

Таким образом, если речь идет о выдаче справки 2-НДФЛ по заявлению физического лица - исполнителя по гражданско-правовому договору, то налоговому агенту как оператору персональных данных следует исходить из того, что срок выдачи не должен превышать 30 календарных дней.

В качестве справки о доходах, полученных от операций с ценными бумагами, могут быть выданы:

• сведения по форме 2-НДФЛ, в которой доходы от операций с ценными бумагами отражены наряду со сведениями о других доходах;
• сведения по форме приложения № 2 к декларации по налогу на прибыль организаций при ее дополнении данными о налоговом агенте (при наличии доходов только от операций с ценными бумагами);
• две справки: соответственно по "обычным" доходам и сведения о доходах от операций с ценными бумагами (естественно, при наличии таких доходов).

Может ли налоговый агент выдать физлицу справку по форме, отличной от 2-НДФЛ?

В принципе может. Ответственность за несоблюдение формы Налоговым кодексом не установлена. Например, можно выдавать физлицам справки по форме разработанного организацией налогового регистра, соответствующего всем требованиям законодательства (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Однако если справка необходима физлицу для представления в налоговые органы, то во избежание сложностей в получении физлицом, например, вычетов лучше использовать форму 2-НДФЛ.

Налоговый агент по НДФЛ выполняет функции сборщика налогов с доходов физических лиц. Обязанности налоговых агентов по НДФЛ заключаются не только в расчете налога, его удержании и перечислении в казну, но и в сдаче своевременной отчетности по нему.

Кто является налоговым агентом по НДФЛ?

Суть термина «налоговые агенты по НДФЛ», согласно Налоговому кодексу, состоит в том, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают доходы физлицам, одновременно собирают и передают налог государству с этих выплат.

В данный момент по российскому законодательству к налоговым агентам по НДФЛ относятся:

1. Российские компании.
2. Лица, ведущие предпринимательскую деятельность, а также частнопрактикующие лица, предоставляющие адвокатские и нотариальные услуги.
3. Иностранные юридические лица, которые через обособленные подразделения на территории России осуществляют выплаты физлицам заработка или иных облагаемых НДФЛ доходов.
4. Субъекты предпринимательства, предоставляющие персонал в аренду на основании договоров аутстаффинга. Так как доход физлицам выплачивают именно они, то и рассчитать, удержать и отправить налог в бюджет обязаны также они.

ВНИМАНИЕ! С 2015 года экономические субъекты, перечисленные в первых двух пунктах приведенного перечня, наделены обязанностями налоговых агентов по НДФЛ в отношении иностранцев, обладающих патентом для работы на территории России.

Обязанности налогового агента по НДФЛ

Первоочередными функциями любого налогового агента являются удержание с получателей доходов НДФЛ и перечисление его в бюджет.

Кроме уже названных налоговые агенты уполномочены исполнять еще целый ряд обязанностей:

1. Доводить до сведения налоговиков в письменной форме обо всех случаях, когда они не смогли удержать НДФЛ, и об образовавшейся недоимке по нему.
2. Вести персонально по каждому физлицу налоговые регистры по НДФЛ для его расчета и своевременной уплаты в казну государства. Для этого по каждому получателю дохода заводится карточка учета по НДФЛ. Этот налоговый регистр разрабатывается налоговым агентом по НДФЛ самостоятельно.
3. Представлять в налоговые органы ежегодные отчеты в виде индивидуальных справок 2-НДФЛ в следующем за налоговым периодом годом не позднее:

• 1 марта с указанием признака «2» по тем, с кого при выдаче дохода не был собран налог частично или в полном размере;
• 1 апреля с признаком «1» по всем физлицам, получившим доходы в предыдущий налоговый период у работодателя.

1. С отчета за 1-й квартал 2016 года обязанностью налоговых агентов по НДФЛ стало ежеквартальное представление в орган налогового контроля новой формы отчета 6-НДФЛ.

Утвержденный для подачи данного отчета срок - последний день месяца, наступившего вслед за отчетным периодом.

Помимо упомянутых на налоговых агентов по НДФЛ наложена еще одна немаловажная функция по хранению документов, связанных с исчислением, уплатой и учетом этого налога (4 года).

КБК по НДФЛ для налоговых агентов в 2016 году

При подготовке к уплате НДФЛ налоговые агенты должны вписывать в поле 104 платежных документов корректный КБК, выделенный для зачисления НДФЛ, поступившего от агентов по налогам.

182 1 01 02010 01 1000 110 - это КБК по НДФЛ в 2016 году для налоговых агентов. На него необходимо отправлять не только удержанный налог с начисленного заработка и других выплат, но и с выплаченных физлицам дивидендов от долевого участия в собственности предприятий.

Следующие КБК также предназначены для уплаты НДФЛ:

• 182 1 01 02020 011000 110 - если доход получен в соответствии со ст. 227 НК РФ;
• 182 1 01 02030 011000 110 - если доход получен согласно ст. 228 НК РФ;
• 182 1 01 02040 011000 110 - если доход получен иностранцем, ведущим деятельность на патенте (ст. 227.1 НК РФ).

Ответственность налогового агента за неуплату НДФЛ

Удержание налога осуществляется в момент выплат, производимых получателям доходов. При выдаче дохода в натуре не всегда удается произвести с него положенные законом удержания, а значит, и погасить задолженность по налогу перед бюджетом.

В подобных обстоятельствах налоговый агент по НДФЛ передает сообщения о таком факте в контролирующую его инспекцию в виде отчета-справки 2-НДФЛ.

С этого года уведомляется о факте неудержания налога не только контролирующий орган, но и непосредственно налогоплательщик. 1 марта 2017 года будет крайним сроком для подачи таких сообщений по итогам 2016 года.

Если субъект предпринимательства - агент по налогам сообщил в отведенный срок о неудержанном им налоге, то функция по сбору НДФЛ переходит от него к органу контроля.

Если срок подачи такого сообщения пропущен, то рекомендуем всё же подать его даже с опозданием для уменьшения ответственности налогового агента за неуплату НДФЛ и избежания наказания за непредставление отчетности или подачу ошибочных сведений.

В противном случае по результатам возможной выездной проверки ИФНС вправе начислить пени.

* * *

Обязанностью налоговых агентов по НДФЛ является не только корректный расчет налога на доходы, но и ведение учета и своевременная отчетность по нему. Такая обязанность считается исполненной, если удержанный налог был перечислен налоговым агентом с указанием верного КБК в платежном поручении, иначе уплата налога не будет засчитана. При невозможности осуществить уплату своевременное сообщение об этом в ИФНС снимет ответственность с агента.

Компании и ИП, которые производят выплаты физлицам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Они должны исчислять, удерживать и перечислять налог в бюджет.

Когда нужно удерживать НДФЛ

Компании и ИП, которые производят выплаты физлицам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Они должны исчислять, удерживать и перечислять налог в бюджет (п. 1 ст. 24, п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Налог не нужно удерживать, если:

1. в соответствии с налоговым законодательством физическое лицо должно уплатить его самостоятельно;
2. физлицо — получатель дохода является предпринимателем (адвокатом, нотариусом), и он получил указанный доход в результате предпринимательской деятельности (п. 2 ст. 226, ст. 227, п. 1 ст. 228 НК РФ).

Во всех остальных случаях НДФЛ из дохода физлица должна удержать организация (предприниматель). Причем условие о неудержании налога, которое компания включает в трудовой договор или договор гражданско-правового характера, является ничтожным (письма Минфина России от 28.12.2012 № 03-04-05/10-1452, от 25.04.2011 №03-04-05/3-292).

Резиденты и нерезиденты

Налоговый агент должен удержать налог как у резидентов РФ, так и у нерезидентов. В первом случае, под налогообложение подпадают доходы, полученные от источников в РФ и за границей. Во втором случае налог удерживается только из доходов, полученных в РФ (ст. 208, 209 НК РФ).

Добавим, что если у компании есть сотрудник — иностранный гражданин, имеющий патент на ведение трудовой деятельности в РФ, то при выплате ему дохода следует удерживать НДФЛ, учитывая налог, уплаченный при покупке патента (п. 2 ст. 226, ст. 227.1 НК РФ).

Если удержать НДФЛ нельзя

На практике организация (ИП) может столкнуться с ситуацией, когда удержать НДФЛ невозможно. Например, работник, получивший доход, уволился, или это единственный доход, полученный от компании.

В такой ситуации нужно уведомить о свершившемся налоговую инспекцию. Сообщение нужно представить не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода (п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо ФНС России от 19.10.2015 №БС-4-11/18217).

Кроме того, организация (ИП) должна поставить в известность и само физическое лицо (п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 12.03.2013 № 03-04-06/7337).

Если невозможность удержать НДФЛ связана с ценными бумагами, то срок подачи сообщения в налоговый орган может варьироваться. Так, если со дня окончания налогового периода, в котором не был удержан НДФЛ, прошел месяц, то сообщение в налоговую инспекцию следует отправить до 1 марта следующего года. Если же срок действия последнего договора, в рамках которого исчислен НДФЛ между компанией и налоговым агентом, истек, то о невозможности удержать НДФЛ налоговый орган нужно уведомить в течение месяца со дня окончания действия данного договора (п. 14 ст. 226.1 НК РФ).

Для извещения налоговой инспекции используется форма 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 30.10.2015 №ММВ-7-11/485, п. 1 Порядка, утв. приказом ФНС России от 16.09.2011 №ММВ-7-3/576).

Если после отправки в инспекцию сообщения о невозможности удержать НДФЛ у компании появится возможность удержать налог, делать этого не следует. Объясняется это тем, что после письменного извещения обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм НДФЛ прекращается (письмо Минфина России от 12.03.2013 №03-04-06/7337).

Согласно п. 1 ст. 24 НК РФ налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с Налоговым кодексом РФ (далее – НК РФ) возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему РФ.

Кто является налоговым агентом по НДФЛ

Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (НДФЛ) признаются (п. 1 ст. 207 НКРФ):

Физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ;

Физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Пунктом 1 ст. 226 НК РФ возложены обязанности налоговых агентов по удержанию из доходов, выплачиваемых физическим лицам, и перечислению в бюджет НДФЛ на:

Российские организации;

Индивидуальных предпринимателей;

Нотариусов, занимающихся частной практикой;

Адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты;

Обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

Виды доходов, с которых налогоплательщик должен самостоятельно исчислить и уплатить в бюджет налог, перечислены в п. 1 ст. 228 НК РФ. Например, при приобретении имущества у физического лица покупатель (организация или индивидуальный предприниматель) не должны удерживать налог при выплате дохода такому физическому лицу. Однако, покупателю следует направить в налоговый орган сообщение по форме 2-НДФЛ о выплаченном физлицу доходе.

Самостоятельно исчисляют и уплачивают налог лица, указанные в п. 1 ст. 227 НК РФ, а именно:

Индивидуальные предприниматели (по доходам, полученным от предпринимательской деятельности);

Нотариусы, адвокаты, иные частнопрактикующие физические лица (по доходам от частной практики).

Порядок исчисления налога

Налоговые агенты исчисляют налог по доходам, облагаемым по ставке 13% (кроме дивидендов и иных доходов, указанных в п. 3 ст. 224 НК РФ), нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца с зачетом суммы налога, удержанной за предыдущие месяцы.

Налог удерживается с каждой суммы дохода отдельно:

1) по дивидендам;

2) доходам, указанным в п.п. 2 – 6 ст. 224 НК РФ. В частности, к таким доходам относятся:

Суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками заемных средств (налоговая ставка 35%);

Доходы, выплачиваемые лицам, не являющимся налоговыми резидентами РФ.

При исчислении налога налоговый агент не учитывает доходы, полученные налогоплательщиком от других налоговых агентов.

Предоставление работодателем налоговых вычетов

При определении налоговой базы по НДФЛ работодатель вправе предоставить работнику в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (за исключением дивидендов) следующие налоговые вычеты:

1) стандартные вычеты (ст. 218 НК РФ) – предоставляются одним из налоговых агентов по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты;

2) социальные вычеты, предусмотренные пп. 4 и 5 п. 1 ст. 219 НК РФ, в сумме уплаченных налогоплательщиком пенсионных взносов по договорам негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного пенсионного страхования, добровольного страхования жизни (сроком не менее 5 лет) и (или) на софинансирование пенсии на основании письменного заявления работника при условии, что взносы удерживаются из выплат в пользу налогоплательщика и перечисляются в соответствующие фонды (страховые организации) работодателем;

3) имущественные вычеты на приобретение жилья, а также на уплату процентов по кредитам (займам), привлеченным для приобретения жилья, предусмотренные пп. 3 и 4 п. 1 ст. 220 НК РФ, на основании письменного заявления работника и уведомления налогового органа по форме, утв. приказом ФНС России от 05.12.2009 № ММ-7-3/714@.

Порядок удержания налога

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При начислении заработной платы (в последний день текущего месяца), удержание суммы налога по каждому работнику отражается проводкой:

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ».

Если работодатель заключил с работником договор аренды автомобиля, сотового телефона, иного имущества, то удержание налога отражается в момент начисления арендного обязательства:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73 – начислена сумма арендной платы;

Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ» - удержана сумма налога.

Действия налогового агента при невозможности удержания налога

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. Сообщение направляется по форме 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Например, в 2014 году организация подарила работнику при увольнении в связи с уходом на пенсию подарок стоимостью более 4 000 рублей. После этого организация не производила денежные выплаты работнику и не имела возможности удержать налог. До 1 февраля 2015 г. организация направила в налоговый орган и работнику сообщение по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать налог.

Обратите внимание! После окончания налогового периода, в котором налоговым агентом выплачивается доход физическому лицу, и письменного сообщения налоговым агентом налогоплательщику и налоговому органу по месту учета о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате возлагается на физическое лицо, а обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм налога прекращается (см. письмо ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).

Порядок перечисления налога

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня:

Фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода;

- (или) перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках;

- (или) следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода (например, если доход выплачивается из выручки или иных поступлений в кассу налогового агента);

- (или) следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога – для доходов, полученных в натуральной форме или в виде материальной выгоды.

Обратите внимание! По доходам в виде оплаты труда налог перечисляется в бюджет только при выплате заработной платы по окончании месяца, за который она начислена. Это связано с тем, что для целей налогообложения датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Например, за январь работникам были выплачены аванс 20.01.2015 и зарплата 04.02.2015. Денежные средства были получены в банке на выплату аванса 20 января, на выплату зарплаты 4 февраля. Удержанный при начислении заработной платы налог следует перечислить в бюджет 4 февраля:

Дебет 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ» Кредит 51.

Налог уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. Российская организация, имеющая обособленные подразделения, уплачивает налог как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Налоговый учет

Обязанность ведения налогового учета налоговыми агентами установлена п. 1 ст. 230 НК РФ. Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно. На основании регистров налогового учета налоговый агент заполняет сведения по форме 2-НДФЛ.

Налоговые регистры должны содержать в отношении каждого налогоплательщика следующую информацию:

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика:

Фамилия, имя, отчество физического лица;

Дата рождения;

Вид и код документа, удостоверяющего личность;

Серия и номер документа, удостоверяющего личность;

ИНН (при его наличии);

Адрес места жительства в РФ с кодом региона;

Адрес места жительства за пределами РФ;

Гражданство с кодом страны;

2) вид выплаченных физическому лицу доходов в соответствии с кодами, приведенными в Справочнике "Коды доходов" (Приложение № 3 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@);

3) вид предоставленных физическому лицу налоговых вычетов в соответствии с кодами, приведенными в Справочнике "Коды вычетов" (Приложение № 4 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@);

4) суммы дохода:

Начисленные налогоплательщику доходы (до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ);

Доход налогоплательщика за минусом вычетов, исчисленный до налогообложения;

5) даты выплаты дохода, в том числе:

Даты получения доходов, которые определяются по правилам ст. 223 НК РФ;

Даты фактической выплаты доходов физическому лицу (выдачи из кассы, перечисления на банковский счет, др.);

6) статус налогоплательщика: налоговый резидент или нерезидент РФ;

7) даты удержания налога из доходов налогоплательщика;

8) даты перечисления налога в бюджет – дата фактического списания денежных средств с банковского счета налогового агента;

9) реквизиты платежного документа на перечисление удержанного налога: наименование, дата, номер;

10) сумма исчисленного и удержанного налога.

Согласно п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Налоговая отчетность

Согласно ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года , следующего за истекшим налоговым периодом.

Форма сведений 2-НДФЛ, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Указанные сведения представляются налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях.

Справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Налоговый агент по НДФЛ - лицо, являющееся источником выплаты доходов налогоплательщику (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговые агенты по НДФЛ обязаны исчислять и удерживать налог с физических лиц - получателей доходов (п. 1 ст. 24 НК РФ). Кто является агентом, какие обязанности он выполняет, меры его ответственности и КБК для перечисления сумм НДФЛ - об этом в нашей статье.

Кто является налоговым агентом по НДФЛ?

Налоговыми агентами по НДФЛ признаются следующие лица (п. 1 ст. 226 НК РФ):

• российские организации;
• индивидуальные предприниматели;
• нотариусы и адвокаты, занимающиеся частной практикой или имеющие адвокатские кабинеты;
• обособленные подразделения иностранных компаний.

Налоговой базой по НДФЛ признаются выплаты налогоплательщикам за счет средств налогового агента (п. 9 ст. 226 НК РФ, письма ФНС РФ от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@, Минфина от 15.12.2017 № 03-04-06/84250).

Если компания нанимает персонал по договору предоставления сотрудников, то функции налогового агента по НДФЛ остаются за организацией-исполнителем, поскольку непосредственные выплаты физическим лицам по трудовым договорам производит именно она (письмо Минфина России от 06.11.2008 № 03-03-06/8/618).

Не признаются налоговыми агентами физические лица, не зарегистрированные как индивидуальные предприниматели, совершающие выплаты в пользу физических лиц — наемных работников. В данном случае получатели денежных средств должны самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ (письмо Минфина России от 13.07.2010 № 03-04-05/3-390).

Перечень доходов, подлежащих налогообложению НДФЛ, представлен в ст. 208 НК РФ.

Обязанности налогового агента - 230-я статья НК РФ

Налоговое законодательство устанавливает, что должен делать налоговый агент по НДФЛ. Статья НК РФ под номером 230 содержит небольшой, но исчерпывающий список, из которого видны обязанности налогового агента по НДФЛ:

• исчислить налог с выплат физическим лицам;
• удержать налог;
• перечислить суммы налога в бюджет;
• в установленный срок отчитаться по исчисленному, удержанному и перечисленному в бюджет подоходному налогу по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ .

Для реализации своих обязанностей налоговый агент должен иметь возможность удержать налог. Уплата сумм налога должна производиться исключительно с выплат физическим лицам. Уплачивать налоги из собственных средств налоговый агент не вправе. Также запрещено включать оговорки об оплате сумм налога за счет налогового агента по НДФЛ в условия трудового или гражданско-правового договора (п. 9 ст. 226 НК РФ, письма Минфина России от 11.07.2017 № 03-04-06/43981 , от 30.08.2012 № 03-04-06/9-263). Также нельзя переложить уплату НДФЛ с агента на самого налогоплательщика.

Ответственность налогового агента - пени и штраф за неуплату

Обязанности налогового агента по НДФЛ в отношении перечисления сумм налога могут быть не выполнены или выполнены частично. Такие ситуации часто возникают, если доход выплачивается в натуральной форме или представляет собой материальную выгоду, полученную физическим лицом.

Об обязанностях налогового агента при выплате работнику дохода в натуральной форме читайте в материале «Физлицо получило натуральный доход? Исполните обязанности налогового агента» .

Здесь необходимо проводить удержание с денежных выплат, причитающихся самому лицу либо третьему лицу по поручению получателя доходов. Размер удержания соответствует сумме задолженности по платежу и вновь начисленного налога, если он есть (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если выплаты должнику по НДФЛ не будут более производиться либо размера выплат недостаточно, чтобы покрыть задолженность, налоговому агенту по НДФЛ вменено в обязанность уведомить об этом налоговые органы и налогоплательщика. Сделать это следует в срок до 1 марта после окончания налогового периода (подп. 2 п. 3 ст. 24, п. 5 ст. 226 НК РФ). Отправка сообщения снимает с агента обязанность по удержанию сумм НДФЛ с данного лица. Обязанность по уплате налога возникнет у самого налогоплательщика по получении налогового уведомления от ИФНС.

Отмечается также, что если налоговый агент не сообщил о невозможности удержать НДФЛ ни налоговой службе, ни налогоплательщику или не утратил такую возможность, то на размер недоимки налоговому агенту по НДФЛ могут быть начислены пени по результатам выездной налоговой проверки (письмо ФНС России от 22.11.2013 № БС-4-11/20951 и от 22.08.2014 № СА-4-7/16692). Сообщение о невозможности удержания налога необходимо отправить даже в случае пропуска срока его представления (письмо ФНС России от 16.07.2012 № ЕД-4-3/11637@). Для представления сообщения используется форма 2-НДФЛ с признаком 2 .

Лайфхак от специалистов нашего сайта см. в материале «[ЛАЙФХАК] Проверяем, надо ли сдавать 2-НДФЛ с признаком 2» .

Налоговики помимо пеней вправе назначить штраф за неуплату НДФЛ налоговым агентом.

Но штрафа удастся избежать, если:

1. 6-НДФЛ сдан в ФНС без опозданий;

2. В формуляре верно указана сумма НДФЛ (без занижения);

3. Налог и пени уплачены до того, как налоговики узнают о неуплате.

Такие правила действуют с 28.01.2019 года и распространяются на правоотношения, возникшие до этой даты. Подробности мы рассказывали .

КБК для перечисления сумм налога

В 2019 году действуют следующие КБК НДФЛ (приказ Минфина России от 08.06.2018 № 132н):

1. 182 1 01 02010 01 1000 110 — код для перечисления НДФЛ с доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику. Исключением являются доходы, полученные в соответствии со ст. 227, 227.1, 228 НК РФ.
2. 182 1 01 02020 01 1000 110 — код для перечисления НДФЛ, полученного физическим лицом — индивидуальным предпринимателем, нотариусом либо адвокатом или лицом, осуществляющим иную предпринимательскую деятельность по ст. 227 НК РФ.
3. 182 1 01 02030 01 1000 110 — перечисление налога с доходов физических лиц, полученных по ст. 228 НК РФ .
4. 182 1 01 02040 01 1000 110 — код для перечисления налога с доходов иностранных граждан, осуществляющих деятельность в соответствии с патентом. Платеж НДФЛ представляет собой в данном случае фиксированный авансовый платеж и совершается на основании ст. 227.1 НК РФ.

С нюансами при уплате НДФЛ можно ознакомиться в рубрике «Сроки и порядок уплаты НДФЛ в 2018-2019 годах» .

Как сделать возврат излишне уплаченного НДФЛ налоговым агентом?

Если налоговый агент переплатил НДФЛ, то он, по сути, снизил таким действием доход физического лица. Пострадавший работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о возврате переплаченной суммы налога. Налоговое законодательство в п. 7 ст. 78 НК РФ определяет, что срок давности по таким делам - 3 года, в течение которых и можно писать заявление.

После получения письменного обращения сотрудника уже налоговый агент пишет заявление в свою ИФНС и прикладывает документы, способные подтвердить факт переплаты. Налоговики в течение 10 дней примут решение и сообщат о нем работодателю. Налоговому агенту предоставляется право выбрать один из двух путей погашения возникшей задолженности:

• Зачесть переплату в счет будущих платежей по НДФЛ.
• Перевести выявленную сумму переплаты на счет налогоплательщика.

Если вернуть налог через работодателя не представляется возможным, налогоплательщик вправе обратиться с заявлением на возврат налога напрямую в ФНС. Как составить заявление на возврат НДФЛ в таком случае, смотрите в нашей статье .

Итоги

У работодателя существуют обязанности налогового агента в отношении подоходного налога с выплат в пользу работников. Работодатель должен своевременно исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также отчитаться перед бюджетом по суммам подоходного налога. Невыполнение налоговым агентом своих обязанностей — повод для штрафа со стороны контролирующих органов.